Dokumentation auf der Baustelle: 5 typische Situationen, die Handwerksbetriebe teuer zu stehen kommen

Warum fehlende oder verspätete Dokumentation ein echtes Risiko ist

Auf vielen Baustellen passiert Dokumentation „irgendwann später“.
Fotos werden abends sortiert, Zettel gehen verloren oder Notizen bleiben im Kopf.

Was harmlos klingt, führt in der Praxis oft zu Abrechnungsproblemen, Reklamationen und rechtlichen Risiken.
Dabei ließe sich saubere Baudokumentation direkt auf der Baustelle erledigen.

Situation 1: Dokumentation wird auf später verschoben

Die Situation:
Nach Feierabend fehlt die Zeit oder Motivation, Fotos zu sortieren und Notizen zu übertragen.

Die Folge:

• Unvollständige Dokumentation

• Wichtige Details fehlen

• Nachweise sind nicht belastbar

➡️ Lösung mit Kibi Connect:
Fotos aufnehmen, markieren und kommentieren – direkt auf der Baustelle.
Alles wird automatisch im Projekt gespeichert.

Situation 2: Fotos liegen auf privaten Handys

Die Situation:
Bilder werden mit dem privaten Smartphone gemacht und nie sauber abgelegt.

Die Folge:

• Fotos gehen verloren

• Kein zentraler Zugriff

• Datenschutzprobleme

➡️ Lösung mit Kibi Connect:
Fotos werden direkt im Projekt gespeichert und sind für alle Berechtigten verfügbar – DSGVO-konform und nachvollziehbar.

Situation 3: Wichtige Details sind auf Fotos nicht erkennbar

Die Situation:
Ein Foto allein reicht nicht aus, um den Sachverhalt zu erklären.

Die Folge:

• Missverständnisse

• Rückfragen

• Diskussionen mit Auftraggebern

➡️ Lösung mit Kibi Connect:
Fotos können direkt markiert und kommentiert werden – genau dort, wo es wichtig ist.

Situation 4: Dokumentation ist nicht eindeutig dem Projekt zugeordnet

Die Situation:
Fotos, Berichte und Notizen liegen verstreut in Ordnern, E-Mails oder Chats.

Die Folge:

• Keine klare Zuordnung

• Aufwendige Nacharbeit

• Probleme bei Abrechnung oder Gewährleistung

➡️ Lösung mit Kibi Connect:
Alle Inhalte werden automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und zentral abgelegt.

Situation 5: Dokumentation fehlt bei Reklamationen oder Nachweisen

Die Situation:
Bei Rückfragen oder Streitfällen lässt sich nicht mehr belegen, was wann gemacht wurde.

Die Folge:

• Schwache Position gegenüber Auftraggebern

• Rechtliche Risiken

• Zeit- und Geldverlust

➡️ Lösung mit Kibi Connect:
Lückenlose, chronologische Projektdokumentation – jederzeit abrufbar und exportierbar.

Warum dieses Problem im Handwerk so häufig ist

• Zeitdruck auf der Baustelle

• Keine einfachen Tools für unterwegs

• Dokumentation wird als Zusatzarbeit gesehen

• Fehlende zentrale Projektplattform

Genau hier setzt Kibi Connect an.

Fazit: Gute Dokumentation beginnt auf der Baustelle – nicht im Büro

Wer Dokumentation auf später verschiebt, zahlt am Ende doppelt.
Mit Kibi Connect wird Dokumentation Teil des normalen Arbeitsablaufs – ohne Mehraufwand und ohne Zettelchaos.